Guidelines DK

1 Baggrund

  1. Scandinavia-Japan Sasakawa Foundation blev grundlagt i 1985. Fonden har til formål at udbygge venskabelige relationer mellem de fem nordiske lande og Japan, at fremme udveksling af viden mellem Norden og Japan, at øge international forståelse samt at medvirke til opnåelse af verdensfred.
  2. Fondens kapital udgøres af en donation fra Nippon Foundation (Nippon Zaidan).
  3. Fondens formål søges fremmet gennem økonomisk støtte til forskning, udvikling, uddannelse og undervisning inden for medicin, de humanistiske og sociale videnskaber, naturvidenskaber, de tekniske videnskaber og kulturformål, som har forbindelse til Japan.
  4. Fonden har hjemsted i Stockholm. Fonden har en afdeling i hvert af de fem nordiske lande samt en i Japan.
  5. Bestyrelsen for den danske afdeling består af CSO i LEO Fondet Anne-Marie Engel og professor Kjeld Erik Brødsgaard.
  6. Sekretariatet for den danske afdeling ligger på Department of International Economics, Government and Business (EGB), CBS.
  7. Den danske afdeling uddeler årligt ca. 1-2 millioner kroner i legater af varierende størrelse til et varierende antal legatmodtagere. Der tildeles normalt ikke legater som overstiger 50.000 kroner. Spørgsmål vedrørende forventede legatportioner kan desværre ikke besvares, da beløbene varierer fra år til år afhængigt af antallet af ansøgere.

2 Ansøgningsprocedure

  1. Fonden uddeler midler to gange årligt.
  2. Ansøgningsperioden er 1.12. til 31.1 samt 1.8 til 31.8. Ansøgninger modtaget uden for ansøgningsperioden behandles ikke. Der gives ikke tilskud med tilbagevirkende kraft og til projekter/ophold med start før 1/3 for første runde og 1/9 for anden runde. Tilskud til ophold i Japan, der påbegyndes før den disse datoer, skal derfor søges runden før.
  3. Der kan ansøges om støtte til forlængelse af ophold, der er påbegyndt før den 1/3 for første runde og 1/9 for anden runde, hvis der vedlægges en fyldestgørende begrundelse for forlængelsen.
  4. Der skal søges online via linket på fondens hjemmeside (www.sjsf.se)
  5. Vejledning til online ansøgning findes her: https://sjsf.se/guidelines-to-apply-to-the-scandinavia-japan-sasakawa-foundation/
  6. Ansøgninger uden tilstrækkelige bilag vil ikke blive behandlet.
  7. Fonden frabeder sig ansøgninger, der indsendes pr. post. Sådanne ansøgninger vil ikke blive behandlet.Alle ansøgninger skal indeholde:
    • Ansøgerens CV
      Hvis ansøgningen omfatter flere end tre personer, skal der kun vedlægges CV for kontaktpersonen. Der stilles ingen formelle krav til udformningen af CV’et. Ansøgere, der søger støtte til udvekslingsophold, bør søge individuelt.
      Ansøger man som organisation, kan man vælge at vedlægge en beskrivelse af organisationen i stedet.

    • Projektbeskrivelse
      Projektbeskrivelsen skal være på max. 2000 tegn og indskrives/kopieres direkte ind i ansøgningsskemaet (feltet ‘Project Summary’). Beskrivelsen indeholder typisk informationer om projektets baggrund, indhold og de forventede udbytte. For rundrejser og feltarbejde vedlægges rejserute/opholdssteder.

      Yderligere vedhæftninger med uddybende projektbeskrivelse er ikke tilladt.

    • Budget
      Af budgettet skal såvel forventede udgifter som alle forventede finansieringskilder fremgå. Budgettet skrives ind i felterne dertil i ansøgningsblanketten.

Ansøgninger, hvori der indgår et forskningsophold eller feltarbejde i Japan

    • Skal yderligere indeholde dokumentation i form af invitationsbrev fra den modtagende institution eller dokumentation for kontakter i Japan – eller det bør på anden måde søges dokumenteret, at legatet kan anvendes som ansøgt. Kan dokumentation ikke fremskaffes ved ansøgningsfristens udløb, kan dette eftersendes. Det skal klart fremgå af ansøgningen, hvilke bilag, der forventes eftersendt.

Studerende, der ansøger om studieophold i Japan

    • Skal yderligere angive navn og kontaktinformationer på en reference fra deres hjeminstitution i Danmark (studieadministration eller underviser).
    • Optagelsesbevis fra det japanske universitet (ofte kaldet Letter of Acceptance, Certificate of Enrolment el.lign.). Kan dette ikke fremskaffes ved ansøgningsfristens udløb, skal der istedet indsendes en nominering til udveksling fra det danske universitets internationale kontor. Optagelsesbeviset skal i det tilfælde eftersendes.

3 Svar på ansøgningerne

  1. Alle ansøgningerne vil blive behandlet i måneden efter ansøgningsfristen.
  2. Alle ansøgere, både de der modtager bevillingstilsagn og de, der ikke kommer i betragtning, vil modtage skriftligt svar pr. e-mail senest to måneder efter ansøgningsfristen.
  3. Telefoniske, elektroniske eller personlige henvendelser angående hvor vidt en ansøgning vil modtage støtte kan ikke besvares og frabedes derfor.
  4. Eventuelle ansøgere, der endnu ikke har modtaget svar på deres ansøgning efter to måneder, er velkomne til at rette henvendelse til fonden.

4 Afrapportering

  1. Det er en betingelse for modtagelse af et legat fra fonden, at der umiddelbart og senest tre måneder efter rejsens/projektets afslutning indsendes en rapport til den danske afdeling. Rapporten uploades via ansøgningsportalen.
  2. Rapporten skal indeholde en kortfattet redegørelse af udbyttet af projektet/opholdet samt en oversigt over, hvordan de tildelte midler er blevet anvendt.
  3. Fondens bestyrelse glæder sig altid over veludførte rapporter og sætter stor pris på billedmateriale og andre kreative bilag, der evt. vedlægges.
  4. Fonden forbeholder sig retten til at anvende tekstuddrag, billeder og andet materiale fra de indsendte rapporter til brug i fondens publikationer og på fondens hjemmeside. Fonden vil altid orientere de legatmodtagere, der berøres af dette.

5 Principper for tildeling af legater

  1. Den største del af legaterne uddeles til studie- og forskningsophold samt feltarbejde i Japan og til Japan-relaterede aktiviteter i Danmark.
  2. Der gives for eksempel støtte til sprogstudier i Japan, studie- og forskningsophold ved japanske institutioner, udvekslingsophold, feltarbejde, indsamling af materiale med henblik på formidling eller udstilling i Danmark, aktiviteter, der fremmer dansk-japansk samarbejde, fælles projekter med deltagere fra begge lande og udgivelser.
  3. Et mindre antal legater uddeles til andre formål end forskning og uddannelse, herunder især til kunst og kultur, men midlerne hertil er desværre stærkt begrænsede.
  4. Legatmodtagerne udgør en bred vifte af personer og kan være studerende, forskere, elever, kunstnere, erhvervsaktive, selvstændige eller andre, der har et projekt, der opfylder fondens formål.
  5. En ansøger skal have fast tilknytning til Danmark for at komme i betragtning til et legat. Ved fast tilknytning forstås normalt enten statsborgerskab eller fast bopæl.
  6. Fonden støtter udelukkende ikke-kommercielle formål.
  7. Fonden dækker ikke udgifter til løn eller indkøb af udstyr.
  8. Fonden dækker ikke udgifter i forbindelse med deltagelse i internationale konferencer. Der kan dog ansøges om støtte til konferencer, der omhandler japanske forhold eller forholdet mellem Danmark/Skandinavien og Japan.
  9. Ansøgere, der tidligere har modtaget midler fra fonden, er velkomne til at ansøge igen, idet det er muligt at komme i betragtning til et legat flere gange.

6 Andre oplysninger

  1. Modtagne legater skal være anvendt inden for to år efter tildelingen, ellers tilbageføres de til fonden til brug for fornyet uddeling. Det vil efter begrundet ansøgning være muligt at få udsat denne frist.
  2. Ansøgninger om japanske forskere og studerendes ophold ved institutioner i Danmark skal indsendes til fondens japanske afdeling. Kontaktinformation og retningslinjer for disse ansøgere findes på den japanske sektion af fondens hjemmeside, www.sjsf.se
  3. Fondens afgørelser kan ikke ankes, og fonden begrunder ikke sine afslag.

English version

1 Background

The Scandinavia-Japan Sasakawa Foundation was founded in 1985. The foundation aims to develop friendly relations between the five Nordic countries and Japan, to promote the exchange of knowledge between the Nordic countries and Japan, to increase international understanding and to contribute to the achievement of world peace.
The foundation’s capital is constituted by a donation from the Nippon Foundation (Nippon Zaidan).
The foundation’s purpose is promoted through financial support for research, development, education and teaching within medicine, the humanities and social sciences, natural sciences, technical sciences and cultural purposes that have a connection with Japan.
The foundation is headquartered in Stockholm. The foundation has a branch in each of the five Nordic countries and one in Japan.
The board of the Danish branch consists of CSO of the LEO Foundation Anne-Marie Engel and Professor Kjeld Erik Brødsgaard.
The secretariat of the Danish branch is located at the Department of International Economics, Government and Business (EGB), CBS.
The Danish branch annually awards approx. 1-2 million kroner in grants of varying sizes to a varying number of grant recipients. Grants exceeding 50,000 kroner are not normally awarded. Questions regarding expected grant portions cannot be answered, as the amounts vary from year to year depending on the number of applicants.

2 Application procedure

The foundation awards funds twice a year.
The application period is 1.12. to 1.2 and 1.8. to 1.9. Applications received outside the application period will not be processed. Grants will not be awarded retroactively and for projects/stays starting before 1/3 for the first round and 1/9 for the second round. Grants for stays in Japan that begin before these dates must therefore be applied for the previous round.
Support can be applied for to extend stays that have begun before 1/3 for the first round and 1/9 for the second round, if sufficient justification for the extension is enclosed.
Apply online via the link on this site.
Guidelines for online application can be found here: https://sjsf.se/guidelines-to-apply-to-the-scandinavia-japan-sasakawa-foundation/

Applications without sufficient supporting documents will not be processed.

The foundation declines applications submitted by post. Such applications will not be processed.

All applications must include:

The applicant’s CV
If the application includes more than three people, only the CV of the contact person must be attached. There are no formal requirements for the format of the CV. Applicants seeking support for exchange stays should apply individually.

If you are applying as an organization, you can choose to attach a description of the organization instead.

Project description
The project description must be a maximum of 2000 characters and be entered/copied directly into the application form (field ‘Project Summary’). The description typically contains information about the background, content and expected benefits of the project. For round trips and fieldwork, the itinerary/places of stay must be enclosed.

Additional attachments with a more detailed project description are not permitted.

Budget
The budget must include both expected expenses and all expected sources of funding. The budget must be entered in the appropriate fields in the application form.

Applications that include a research stay or fieldwork in Japan

Must also include documentation in the form of a letter of invitation from the receiving institution or documentation of contacts in Japan – or it should be documented in another way that the grant can be used as applied for. If documentation cannot be obtained by the application deadline, this can be forwarded. The application must clearly state which attachments are expected to be forwarded.

Students applying for a study stay in Japan

Must also provide the name and contact information of a reference from their home institution in Denmark (study administration or teacher).
Certificate of acceptance from the Japanese university (often called Letter of Acceptance, Certificate of Enrolment, etc.). If this cannot be obtained by the application deadline, a nomination for exchange from the Danish university’s international office must be submitted instead. In that case, the certificate of acceptance must be forwarded.

3 Responses to applications

All applications will be processed in the month following the application deadline.
All applicants, both those who receive a grant and those who are not considered, will receive a written response by e-mail no later than two months after the application deadline.
Telephone, electronic or personal inquiries regarding the extent to which an application will receive support cannot be answered and are therefore declined.
Any applicants who have not yet received a response to their application after two months are welcome to contact the foundation.

4 Reporting

It is a condition for receiving a grant from the foundation that a report is submitted to the Danish department immediately and no later than three months after the end of the trip/project. The report is uploaded via the application portal.
The report must contain a brief account of the benefits of the project/stay and an overview of how the allocated funds have been used.
The Foundation’s Board of Directors always welcomes well-written reports and greatly appreciates any accompanying images and other creative attachments.
The Foundation reserves the right to use excerpts, images and other material from the submitted reports for use in the Foundation’s publications and on the Foundation’s website. The Foundation will always inform the grant recipients affected by this.

5 Principles for awarding grants

The majority of grants are awarded for study and research stays and fieldwork in Japan and for Japan-related activities in Denmark.
For example, support is provided for language studies in Japan, study and research stays at Japanese institutions, exchange stays, fieldwork, collection of material for dissemination or exhibition in Denmark, activities that promote Danish-Japanese cooperation, joint projects with participants from both countries and publications.
A small number of grants are awarded for purposes other than research and education, including in particular for art and culture, but the funds for this are unfortunately very limited.
The grant recipients represent a wide range of people and can be students, researchers, pupils, artists, professionals, self-employed or others who have a project that meets the foundation’s objectives.
An applicant must have a permanent connection to Denmark to be considered for a grant. Permanent connection is usually understood to mean either citizenship or permanent residence.
The foundation supports exclusively non-commercial purposes.
The foundation does not cover expenses for salaries or the purchase of equipment.
The foundation does not cover expenses in connection with participation in international conferences. However, support can be applied for for conferences that deal with Japanese affairs or the relationship between Denmark/Scandinavia and Japan.
Applicants who have previously received funds from the foundation are welcome to apply again, as it is possible to be considered for a grant more than once.

6 Other information

Received grants must be used within two years of the award, otherwise they will be returned to the foundation for use in a new award. It will be possible to extend this deadline upon justified application.
Applications for Japanese researchers and students to stay at institutions in Denmark must be submitted to the foundation’s Japanese department. Contact information and guidelines for these applicants can be found on the Japanese section of the foundation’s website, www.sjsf.se
The foundation’s decisions cannot be appealed, and the foundation does not give reasons for its refusals.